Viele Teams starten mit einer Mischung aus Windows-/Finder-Ordnern, E‑Mail, und vielleicht Dropbox/Google Drive/SharePoint. Das funktioniert eine Weile, aber irgendwann wird es unübersichtlich.
Ordner/Cloud/E‑Mail sind Ablage – ein DMS ist Prozess
- Ordner / Cloud: Dateien speichern und teilen.
- E‑Mail: Kommunikation und Anhänge, aber schwer zu strukturieren.
- DMS: Ablage plus Struktur, Suche, Automatisierung, Rechte, und klare Zuordnung.
Woran Ordnerstrukturen typischerweise scheitern
- Uneinheitliche Benennung: „Rechnung_final_final2.pdf“
- Dubletten: Mehrere Versionen in verschiedenen Ordnern
- Wissen im Kopf einzelner Personen: Nur eine Person weiß, wo etwas liegt
- Suche nur nach Dateinamen: Inhalte bleiben unsichtbar, wenn keine Volltextsuche vorhanden ist
- Fehlende Standards: Keine einheitlichen Metadaten (z. B. Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Projekt)
Was ein DMS besser macht
- Volltextsuche: Nicht nur Dateiname, sondern Inhalt.
- Metadaten: Dokumente sind eindeutig zugeordnet (z. B. Kunde, Projekt, Dokumenttyp).
- Automatisierung: Klassifizierung und Datenerkennung sparen manuelle Arbeit.
- Rechte & Rollen: Zugriff steuerbar statt „jeder sieht alles“.
- Skalierbarkeit: Funktioniert auch dann noch, wenn Dokumente und Mitarbeitende mehr werden.
Kurz gesagt: Cloud-Ordner sind eine digitale Schublade. Ein DMS ist ein System, das Ordnung dauerhaft tragfähig macht.