Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen bereits vorhanden. Deshalb liegt es nahe, auch SharePoint als Dokumentenmanagement-System zu nutzen. In der Praxis zeigt sich aber oft: SharePoint ist ein starker Allrounder für Kollaboration - als fokussiertes DMS für den Alltag in KMU ist es häufig zu komplex.
Kurzfazit: SharePoint ist stark bei Office-Zusammenarbeit. Papernaut ist stark beim schnellen, alltagstauglichen Dokumentenmanagement: weniger Setup, mehr Automatisierung, schnelleres Wiederfinden.
SharePoint als DMS: leistungsfähig, aber oft aufwendig
SharePoint kann viel. Genau das wird im DMS-Alltag oft zur Herausforderung:
- Hoher Einrichtungsaufwand: Sites, Bibliotheken, Rechte und Metadaten müssen sauber geplant werden.
- Pflegeaufwand im laufenden Betrieb: Ohne konsequente Verschlagwortung wird aus der Struktur schnell wieder ein Dateiablage-Chaos.
- PDFs und Bilder brauchen Zusatzlogik: Inhalte in Rechnungen, Fotos oder Scans sind ohne zusätzliche Workflows oft nicht direkt nutzbar.
- Akzeptanzproblem im Team: Unterschiedliche Oberflächen und Konzepte (SharePoint, Teams, OneDrive) sorgen für Unsicherheit.
- Abhängigkeit von Microsoft-Strukturen: Export und Mitnahme von Kontext/Metadaten ist je nach Setup aufwendiger als gedacht.
Wo Papernaut im Alltag den Unterschied macht
Papernaut ist kein allgemeines Kollaborationstool, sondern ein auf Dokumentenprozesse spezialisiertes System.
- KI-Klassifikation inklusive: Dokumente werden automatisch erkannt und zugeordnet.
- Metadaten-Extraktion statt Abtippen: Datum, Betrag, Nummern und weitere Felder werden automatisch gelesen.
- Bilder und PDFs sind sofort durchsuchbar: OCR und inhaltliche Erfassung sind auf DMS-Prozesse ausgelegt.
- Dokumente statt isolierte Dateien: Versionen und Kontext bleiben zusammen, auch bei unterschiedlichen Dateiformaten.
- Schneller Einstieg: Anmelden, hochladen, loslegen - ohne monatelanges Einführungsprojekt.
Direktvergleich im Überblick
| Funktion | Papernaut | SharePoint |
|---|---|---|
| KI-Klassifikation | Inklusive | Häufig als Zusatzlösung |
| Metadaten-Extraktion | Inklusive | Häufig mit Zusatzdiensten |
| Volltextsuche | Ja | Ja |
| PDF-Verarbeitung | OCR + Extraktion im Standard-Flow | Basisablage, tieferer Flow oft zusätzlich |
| Bildverständnis | OCR + automatische Beschreibung | Standardmäßig primär Dateiname/Metadaten |
| Bedienbarkeit für KMU | Fokus auf Klarheit und Alltag | Leistungsstark, aber oft komplex |
| Setup-Aufwand | Niedrig | Mittel bis hoch |
| Datenexport | Fokus auf Portabilität inkl. Metadaten | Möglich, je nach Setup komplexer |
Für wen passt welches System?
SharePoint passt besser, wenn …
- Ihr Team tief in Microsoft 365 integriert arbeitet
- gemeinsame Bearbeitung von Office-Dateien der Kernprozess ist
- IT-Ressourcen für Struktur, Governance und laufende Pflege vorhanden sind
Papernaut passt besser, wenn …
- Sie ein klar fokussiertes DMS statt eines allgemeinen Plattform-Baukastens wollen
- Dokumente automatisch klassifiziert und aufbereitet werden sollen
- Teams Dokumente in Sekunden wiederfinden wollen - ohne dauerndes Nachpflegen
- schnelle Einführung, Datensouveränität und einfache Bedienung im Vordergrund stehen
Entscheidungshilfe in 5 Fragen
Wenn Sie mehrmals mit Ja antworten, ist Papernaut meistens die bessere Wahl:
- Wollen wir ohne großes IT-Projekt starten?
- Haben wir viele PDFs, Scans oder Bilder im Tagesgeschäft?
- Wollen wir manuelle Ablage- und Tagging-Arbeit deutlich reduzieren?
- Ist für uns entscheidend, Dokumente schnell und sicher wiederzufinden?
- Wollen wir Portabilität und Datensouveränität von Anfang an mitdenken?
Bottom line: SharePoint ist ein starkes Plattform-Werkzeug. Papernaut ist ein DMS, das für schnelle Einführung, Automatisierung und alltagstaugliche Dokumentenprozesse gebaut ist.