Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen bereits gesetzt. Deshalb wird SharePoint oft automatisch auch als DMS eingeplant. Das kann funktionieren - kostet im Alltag aber häufig mehr Setup, Pflege und Abstimmung als erwartet.
Papernaut setzt genau dort an: als fokussiertes, KI-natives Dokumentenmanagement für Teams, die Dokumente schnell finden, sauber strukturieren und ohne IT-Projekt starten wollen.
Kurzfazit: SharePoint ist stark in Office-Kollaboration und Microsoft-Ökosystem-Integration. Papernaut ist stark als echtes DMS: schneller Start, automatische Erkennung/Extraktion, bessere Auffindbarkeit (auch für Bilder und PDFs), weniger Setup-Aufwand.
Wann passt welches System?
SharePoint passt gut, wenn …
- Ihr Team intensiv in Office-Dateien gemeinsam arbeitet
- Sie bereits klare Microsoft-365-Governance etabliert haben
- ausreichend IT-Kapazität für Struktur, Berechtigungen und laufende Pflege vorhanden ist
Papernaut passt gut, wenn …
- Dokumente zentral auffindbar sein müssen - auch als PDF, Scan oder Foto
- manuelle Ablagearbeit deutlich reduziert werden soll
- ein Team schnell starten will, ohne monatelanges Einführungsprojekt
- “ein Dokument, mehrere Workspaces” ohne Kopien wichtig ist
SharePoint als DMS: Wo Teams im Alltag hängen bleiben
SharePoint ist leistungsfähig - genau das macht es als DMS für viele KMU anspruchsvoll.
- Hoher Pflegeaufwand: Ohne konsequente Verschlagwortung wird die Ablage schnell unübersichtlich.
- Bilder sind oft kaum inhaltlich nutzbar: Ohne Zusatzworkflows bleibt es meist beim Dateinamen.
- PDFs sind da, aber nicht automatisch “verstanden”: OCR, Extraktion und Prozesslogik sind oft Zusatzaufwand.
- Versionierung löst nicht jeden Dokumentkontext: Unterschiedliche Formate führen schnell zu mehreren “Endständen”.
- Export kann mühsam werden: Dateien sind exportierbar, Metadaten und Berechtigungskontext je nach Setup weniger einfach.
- Keine globale Duplikaterkennung: Gleiches Dokument kann an mehreren Orten mehrfach landen.
- Hohe Komplexität im Betrieb: Rechte, Strukturen und Governance brauchen Know-how.
Kernproblem: SharePoint ist flexibel genug für fast alles - aber genau deshalb wird es als DMS ohne klare Leitplanken oft zum Dauerprojekt.
Papernaut: Das fokussierte DMS für den operativen Alltag
Papernaut ist auf Dokumentenprozesse ausgelegt, nicht auf Plattform-Baukastenlogik.
Wie Papernaut KI arbeitet (3 Ebenen)
- Korrespondent: Wer hat das Dokument geschickt oder wer ist Absender (z. B. Lieferant, Kunde, Vertragspartner, Behörde) - wird automatisch erkannt.
- Dokumentart: Was genau ist es - präzise statt generisch (z. B. “Leasingvertrag” statt nur “Vertrag”).
- Kontextabhängige Feldextraktion: Je Dokumentart werden die richtigen Felder extrahiert - nicht einfach ein generischer Standard-Satz.
| Dokumentart | Extrahierte Felder (Beispiele) |
|---|---|
| Leasingvertrag | Laufzeit, Rate, Restwert, Fahrzeug |
| Kfz-Versicherungsschein | Versicherungsnummer, Kennzeichen, Deckungsart |
| Eingangsrechnung | Betrag, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer |
| Arbeitsvertrag | Startdatum, Gehalt, Stelle |
Warum das wichtig ist: Viele Lösungen extrahieren generisch oder gar nicht. Papernaut extrahiert dokumentartspezifisch - mit weniger Nacharbeit und besserer Filter-/Suchqualität.
- KI-Klassifikation inklusive: Eingehende Dokumente werden automatisch zugeordnet.
- Metadaten-Extraktion inklusive: Relevante Daten werden ohne manuelles Abtippen ausgelesen.
- Starker PDF- und Bild-Flow: OCR, Erfassung und Suche greifen direkt im Alltag.
- Ein Dokument, mehrere Workspaces: Kein Kopienchaos, ein konsistenter Kontext.
- Hash-basierte Duplikaterkennung: Doppelte Dokumente werden dateiname- und ortsunabhängig erkennbar.
- Desktop-Integration (Systray, in Arbeit): Dokumente direkt aus der Weboberfläche lokal im Standardprogramm öffnen und Änderungen als neue Version zurückspeichern - dateityp-agnostisch, nicht nur für Office-Dateien.
- Schneller Einstieg: Anmeldung, Upload, produktiv arbeiten.
Merksatz: SharePoint ist ein Projekt. Papernaut ist ein Werkzeug.
Direktvergleich im Überblick
| Funktion | Papernaut | SharePoint |
|---|---|---|
| KI-Klassifikation | ✅ Inklusive | ⚠️ Häufig Zusatzpaket |
| Metadaten-Extraktion | ✅ Inklusive | ⚠️ Häufig Zusatzpaket |
| Volltextsuche | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Versionskontrolle | ✅ Formatübergreifend (z. B. Word -> PDF) | ⚠️ Primär pro Datei/Format |
| PDF-Verarbeitung | ✅ OCR, Extraktion und Bearbeitung im DMS-Flow | ⚠️ Oft Basis + Add-ons |
| Bildersuche | ✅ Bildbeschreibung + OCR | ❌ Standard: Dateiname/Metadaten |
| Duplikaterkennung | ✅ Hash-basiert (dateiname- und ortsunabhängig) | ❌ Keine globale Duplikaterkennung |
| Ein Dokument, mehrere Workspaces | ✅ Ohne Kopien (Kontext überall identisch) | ⚠️ Nur mit Verknüpfungen/Workarounds, oft Kopien in der Praxis |
| Schnelle Notizen | ✅ Direkt am Dokument sichtbar | ⚠️ Umständlicher (Spalten/Formulare/Kommentare) |
| Bedienung | ✅ Hoch (selbsterklärend) | ❌ Häufig komplex |
| Daten-Export | ✅ Einfach (Dateien + Metadaten) | ⚠️ Je nach Setup komplex |
| Setup-Aufwand | Gering (sofort einsatzbereit) | Hoch (oft Admin/Projekt) |
| Serverstandort | ✅ Deutschland | ✅ EU (Microsoft) |
| Dokumenten-Kontext | ✅ Kontextzentriert (erbt Eigenschaften) | ⚠️ Dokumentenzentriert |
Schnellcheck in 60 Sekunden
Wenn Sie mehrere Fragen mit Ja beantworten, ist Papernaut meist der bessere Fit:
- Wollen wir ohne großes IT-Projekt produktiv starten?
- Haben wir viele PDFs, Scans oder Fotos im Tagesgeschäft?
- Wollen wir manuelle Ablage- und Tagging-Arbeit reduzieren?
- Ist “ein Dokument in mehreren Kontexten” ohne Kopien wichtig?
- Brauchen wir einen einfachen Export inklusive Metadaten?
Fazit: Welche Entscheidung ist wirtschaftlicher?
SharePoint ist sinnvoll, wenn Microsoft-Kollaboration Ihr Hauptziel ist und Sie die nötige IT-Struktur bereits haben.
Papernaut ist sinnvoll, wenn Ihr Team ein DMS will, das schnell startet, automatisch mitdenkt und im Alltag wirklich genutzt wird.
Nächster Schritt: Wenn Sie SharePoint bereits nutzen (oder einführen wollen), prüfen wir Ihren typischen Dokumenten-Flow gemeinsam in 15 Minuten: Eingang -> Ablage -> Finden -> Freigabe/Notiz -> Export. Danach sehen Sie klar, ob SharePoint in Ihrem Fall reicht oder Papernaut den größeren Hebel bringt.