Dokumente, Dokumententypen, Korrespondenten, Tags und Labels
Papernaut organisiert Ihre Dokumente nicht einfach nur – es strukturiert sie intelligent.
Um Dokumente schnell wiederzufinden, sinnvoll zu verknüpfen und effizient weiterzuverarbeiten, arbeitet Papernaut mit fünf zentralen Konzepten: Dokumenten, Dokumententypen, Korrespondenten, Tags & Labels sowie Workspaces.
Dokumente – die Basis
Jedes hochgeladene, gescannte oder importierte Dokument ist zunächst einfach nur eine Datei – egal ob PDF, Office-Dokument, Foto/Bild oder ein anderer Dateityp. Papernaut macht daraus ein intelligentes Objekt mit Metadaten, Volltext-Index und Verknüpfungen.
Ein Dokument in Papernaut ist mehr als eine PDF – es ist durchsuchbar, kategorisiert und in Kontext eingebettet.
Dokumententypen – Was ist das für ein Dokument?
Nicht alle Dokumente sind gleich. Eine Rechnung benötigt andere Informationen als ein Vertrag, ein Angebot oder ein internes Protokoll.
Dokumententypen definieren, welche Art von Dokument vorliegt und welche Felder dafür relevant sind:
- Rechnung: Datum, Betrag, Rechnungsnummer, Fälligkeit, Lieferant
- Vertrag: Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist, Gegenstand
- Lieferschein: Lieferdatum, Artikel, Menge, Empfänger
- Angebot: Angebotsnummer, Gültigkeit, Positionen, Preis
Papernaut erkennt den Typ oft automatisch – und Sie können eigene Typen mit individuellen Feldern definieren.
Warum das wichtig ist: Nur mit klaren Dokumententypen können Sie gezielt filtern, auswerten und Workflows automatisieren (z. B. „Alle offenen Rechnungen über 1.000 €“).
Korrespondenten – Wer steckt dahinter?
Jedes Dokument stammt von jemandem oder richtet sich an jemanden. Korrespondenten sind Ihre Geschäftspartner: Lieferanten, Kunden, Dienstleister, Behörden, Mitarbeiter.
Papernaut verknüpft Dokumente automatisch mit Korrespondenten und legt für jeden eine eigene Akte an:
- Alle Rechnungen von Lieferant XY
- Alle Verträge mit Kunde Z
- Historie und Kontaktdaten auf einen Blick
Zusätzlich: Externe Systeme (CRM, ERP, Buchhaltung) können Korrespondenten-Datensätze ergänzen – z. B. Kundennummer, Zahlungskonditionen, Projekte. So bleibt alles synchron, ohne Doppelpflege.
Warum das wichtig ist: Sie finden nicht nur ein Dokument, sondern sehen sofort alle Dokumente zu einem Partner – über Jahre, Abteilungen und Systeme hinweg.
Tags und Labels – Freie Verschlagwortung für jeden Zweck
Manchmal reichen Typ und Korrespondent nicht aus. Vielleicht wollen Sie Dokumente nach Projekt, Kostenstelle, Standort, Bearbeitungsstatus oder Dringlichkeit gruppieren.
Papernaut unterscheidet dabei zwischen zwei Konzepten:
Labels sind Ihre digitalen Schubladen für die dauerhafte, logische Strukturierung. Sie funktionieren ähnlich wie klassische Verzeichnisse, nur besser: Ein Dokument kann mehreren Labels zugeordnet werden. So gehört eine Autowerkstatt-Rechnung gleichzeitig zu „Rechnungen.2025.Eingangsrechnungen“ und „Fahrzeuge.Reparaturen.Golf“. Labels sind hierarchisch organisiert und helfen besonders bei der Navigation in großen Dokumentbeständen.
Tags sind Ihre Post-its für temporäre Markierungen und Status-Informationen. Sie sind flexibel, frei vergebbar und können jederzeit wieder entfernt werden:
- Status: zu prüfen, freigegeben, abgelehnt
- Workflows: Q1-Reporting, Audit-2025
- Eigenschaften: Dringend, Vertraulich, Extern
Sie können beide Konzepte beliebig kombinieren und jederzeit anpassen – ohne starre Struktur. Beide können mit Meta-Informationen angereichert werden, damit die KI sie automatisch vorschlagen kann.
Warum das wichtig ist: Nicht jede Organisation arbeitet gleich. Labels geben Ihnen dauerhafte Struktur, Tags geben Ihnen operative Flexibilität – so passt sich Papernaut an Ihre Abläufe an, nicht umgekehrt.
Workspaces – klare Trennung von Bereichen
Ein Workspace ist ein logisch abgegrenzter Arbeitsbereich in Papernaut. Workspaces helfen dabei, Dokumente sauber zu trennen, ohne komplizierte Ordner-Konstrukte bauen zu müssen.
Typische Beispiele:
- Unternehmen: mehrere Gesellschaften/Standorte – oder Trennung nach Team/Abteilung
- Steuerbüro / Kanzlei: getrennte Mandanten-Workspaces
- Familie: Person 1, Person 2, Kinder, Gemeinsame Dokumente, Haus & Eigentum
- Projektgeschäft: ein Workspace pro Projekt oder Kunde
Warum das wichtig ist:
- Saubere Trennung von Daten, Suchen und Strukturen
- Bessere Rechtevergabe: Wer darf was sehen und bearbeiten?
- Teilen ohne Kopieren: Dokumente können bei Bedarf mit anderen Workspaces geteilt werden, ohne Duplikate zu erzeugen. So bleibt die „eine Quelle der Wahrheit“ erhalten.
- Gemeinsame Notizen: Auf geteilten Dokumenten können Teams optional gemeinsam Notizen und Kontext pflegen – auch workspace-übergreifend.
Zusammen ergibt das: Ordnung, die funktioniert
Mit Dokumententypen wissen Sie, was ein Dokument ist. Mit Korrespondenten wissen Sie, wer dahintersteckt. Mit Tags und Labels können Sie es nach Ihren Kriterien einordnen. Mit Workspaces trennen Sie Bereiche sauber (z. B. Mandanten, Gesellschaften, Projekte) – inklusive Rechten und Regeln.
Und all das wird automatisch indexiert, durchsuchbar gemacht und mit externen Systemen synchronisiert – ohne manuelle Ablage, ohne Chaos, ohne Datenverlust.